Skip to content

Dataskyddsbeskrivning för antagningsregistret

EU:s dataskyddsförordning 2016/679 (GDPR)

Registrets namn

Antagningsregistret
En registerhelhet, som består av:
– Ansökningsregistret för yrkesutbildning, gymnasieutbildning och för annan utbildning efter grundläggande utbildning
– Ansökningsregistret för högskolor
– Register över kontaktuppgifter för adresstjänsten

Registeransvarig

Namn

Utbildningsstyrelsen

Adress

PB 380 (Hagnäskajen 6), 00531 Helsingfors

Övriga kontaktuppgifter 

kirjaamo(at)oph.fi, opetushallitus(at)oph.fi, tfn 029 533 1000 (växel)

Representant för registerföraren

Namn

Outi Kivipelto

Kontaktinformation

växel 029 533 1000, kirjaamo[at]oph.fi

Kontaktinformation till dataskyddsansvarig

Jyrki Tuohela, e-post: tietosuoja(at)oph.fi, tfn 029 533 1000 (växel)

Ändamålet med behandling av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Upprätthållande av registret baserar sig på lagen 884/2017, §18 och SrF 805/2008, §1.2

Övriga lagar som reglerar behandlingen av personuppgifter: EU:s dataskyddsförordning 2016/679 och den nationella lagstiftning som kompletterar förordningen, lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), lag om Utbildningsstyrelsen (564/2016), lag om yrkesutbildning (531/2017), gymnasielag (629/1998), statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014), universitetslag (558/2009), yrkeshögskolelag (932/2014), Statsrådets förordning om gemensam ansökan till högskolorna (293/2014).

Registret används för:

  • information om utbildning och antagningar
  • ansökan till utbildning, antagning av studerande och mottagande av studieplats och för uppföljande av ansökan och antagning till utbildning
  • förmedlande av nödvändiga uppgifter för antagningarna, utvecklande av antagningen och ordnande av studierna till universiteten, yrkeshögskolorna, anordnare av gymnasie- och yrkesutbildning samt anordnare av påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen
  • information om utbildningsmöjligheter
  • producerande av uppföljnings- och utvärderingsuppgifter över sökande och studerande
  • andra funktioner som är nödvändiga vid antagningen av studerande
  • utskickning av försändelser från Utbildningsstyrelsen via e-postadresser till kontaktpersoner, vilka uppdaterats av läroanstalterna i registret.

Registrets datainnehåll/personuppgiftsgrupper

L 884/2017 och L 568/2019, § 19

a) Ansökningsregistrens datainnehåll

Uppgifter om de sökande:

  • sökandes namn, studerandenummer och personbeteckning eller annan identifiering som kan individualisera personen, nationalitet, kön, modersmål och nödvändiga kontaktuppgifter
  • ansökningsönskemålen
  • uppgifter som anknyter till ansökan till utbildning
  • uppgifter om antagningsgrunder
    • sökandes utbildning, examen och arbetserfarenhet
    • hälsofaktorer hos sökande som inverkar på yrkesvalet (ja/nej)
    • sökandes fritidsintressen
  • uppgifter om antagningsresultaten (urvalsprovsresultat och andra uppgifter som anknyter till antagning, bl.a. antagningspoäng)
  • uppgifter om mottagande av studieplats och anmälan till läroanstalterna
  • sökandes samtycke eller förbud att publicera antagningsresultatet på Internet
  • sökandes samtycke till behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring av utbildning.

b) Datainnehållet i registret över kontaktuppgifter för adresstjänsten

  • kontaktuppgifter till utbildningsanordnarens kontaktpersoner
  • namn, e-post till tjänst, telefonnummer till tjänst.

Informationskällor för personuppgifter

L 884/2017, § 20:

  • ansökningsblanketter och bilagor som den registrerade har fyllt i
  • anordnare av grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning
  • anordnare av gymnasie- och yrkesutbildning
  • universiteten, yrkeshögskolorna och gemensamma antagningsregister för två eller flera universitet
  • Befolkningsregistercentralen (VRK)
  • Studentexamensregistret
  • arbets- och näringsmyndigheter

Överlämnande av personuppgifter

L 884/2017 och L 568/2019, § 21:

  • Till anordnare av yrkes- och gymnasieutbildning och påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen
  • Till universiteten, yrkeshögskolorna och till register som är gemensamma för två eller flera högskolor
  • Till vederbörande ministerium för uppföljning av utbildningssystemet
  • Till Statistikcentralen för utarbetning av utbildningsstatistik samt för uppföljning av utbildningssystemet (L 280/2004)
  • Till Folkpensionsanstalten för behandling av studiestöds-, skolrese- samt rehabiliteringsärenden (L 65/1994, L 48/1997, L 566/2005)
  • Till Folkpensionsanstalten och till arbets- och näringsmyndigheter för utredning av grunderna för erhållande av arbetslöshetsförmåner (L 1290/2002)
  • Till en kommun som arrangerar studiehälsovård samt till den som anordnar lagenlig studiehälsovård, för att sköta ifrågavarande uppgift (L 1326/2010)
  • Till en kommun som arrangerar uppsökande ungdomsarbete i syfte att sköta uppgifter enligt ungdomslagen (L 72/2006)
  • Till den som upprätthåller utlänningsregistret för att sköta tillståndsärenden för utländska personer som har godkänts som studerande (L 1270/1997, 3 §; L 301/2004; 359/2003)
  • Med den registrerades godkännande överlåter Utbildningsstyrelsen studerandens personuppgifter för begränsade, studiefrämjande syften (se punkten Övriga rättigheter vid behandling av personuppgifter)
  • De uppgifter om hälsa som inverkar på yrkesvalet och de uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen som den registrerade har meddelat kan överlämnas endast till universiteten, yrkeshögskolorna, anordnare av yrkes- eller gymnasieutbildning, anordnare av påbyggnadsundervisning efter grundläggande utbildning och till för flera universitet gemensamma antagningsregister.

Överföring av uppgifter till tredjeland utanför EU eller EES

Uppgifterna överlämnas inte. Undantag utgör dock personer som

  • genomgår inträdesprov utanför EU-/EES-området. Deras uppgifter kan överlämnas till anordnare av inträdesprov.
  • söker till utbildning med ett examensbetyg som avlagts utanför EU-/EES-området. Högskolan kan kontrollera att examen har avlagt inom detta område hos den läroanstalt/högskola som utfärdat examen.

Förvaringstid för personuppgifter

Registrets uppgifter förvaras i fem år efter att antagningsbeslutet har fattats. Uppgifter om mottagande av studieplats bevaras dock permanent i högskolornas ansökningsregister. Även studerandenumret bevaras permanent (L 884/2017, § 3).

Beskrivning av tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder (art. 32 p. 1) Skydd av uppgifter

Uppgifterna i Utbildningsstyrelsens antagningsregister har skyddats med beaktande av datasäkerheten på det sätt som föreskrivs i lagen. Personuppgifter skyddas mot obefogat tillträde och olaglig behandling (t.ex. förstörande, förändrande, överlämnande). Varje administratör kan behandla endast de uppgifter som de behöver för sina arbetsuppgifter. Det sörjs för skyddet av sekretessbelagda och i personuppgiftslagens 11 § avsedda känsliga uppgifter.

A Manuellt material

Dokumenten förvaras i låsbara utrymmen som utomstående inte har tillgång till. Dokumenten skrivs ut endast då det är nödvändigt och utskrifterna förstörs efter användning.

B Material som hanteras elektroniskt

Uppgifterna har skyddats med användarrättigheter som baserar sig på de arbetsuppgifter som Utbildningsstyrelsens olika tjänstemän sköter, genom att regelbundet ändra lösenorden och vid dataöverföringar med hjälp av krypteringsprogram. Interna anvisningar om bruk av registret har utarbetats. För övervakning av adekvat verksamhet utförs administrativa kontroller som säkrar en tillräcklig uppföljning, användning och rapportering av tillräckliga dataskyddsresurser.

Granskningsrätt

Den registrerade har rätt att av den registeransvariga få en bekräftelse över att personuppgifter som berör den registrerade behandlas eller inte behandlas. Om uppgifterna behandlas har hen rätt att få tillgång till personuppgifterna. Den registrerade har dessutom rätt att anföra besvär till tillsynsmyndigheten.

Den registrerade har åtkomst till uppgifterna i sin ansökan via tjänsten Min Studieinfo (https://studieinfo.fi/omatsivut/login). Om det finns andra personuppgifter som den registrerade inte har åtkomst till via tjänsten Min Studieinfo, kan hen göra en anhållan om granskning till den registeransvarigas representant. Anhållan om granskning ska tillställas skriftligen Utbildningsstyrelsen under adressen: Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors. Den registrerade ska i anhållan om granskning bifoga de uppgifter som behövs för att hitta uppgifterna (namn och personbeteckning). Uppgifterna kan granskas genom att fylla i följande blankett: Registeruppgifter_kontrollblankett

Om det har förflutit mindre än ett år av den registrerades rätt till granskningstid, kan den registeransvariga uppbära en avgift för de administrativa kostnader som föranleds av överlåtandet av uppgifter.

Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den registeransvariga korrigerar utan skälig fördröjning eventuella ofullständiga eller felaktiga personuppgifter. Den registrerade kan uppdatera sina egna uppgifter genom att logga in i Studieinfo.fi med stark identifiering. Om inloggningen inte är möjlig, kan den registrerade uppdatera sina uppgifter genom att skicka en skriftlig anmälan om sina personuppgifter till Utbildningsstyrelsen. Postadressen är Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors. Den registrerade ska till sin yrkan om rättelse bifoga de uppgifter som behövs för att uppgifterna ska hittas i registret. Yrkan om rättelse kan också skickas per e-post till adressen: kirjaamo(at)oph.fi.

Övriga rättigheter i anknytning till behandling av personuppgifter

Den registrerade har de rättigheter som nämns i dataskyddsförordningen, bl.a. rätt att neka den registeransvariga att dela uppgifter om den registrerade för direktmarknadsföring eller annan motsvarande användning.

Den registrerade har rätt att anföra besvär om en påstådd förseelse i behandlingen av personuppgifterna genom att klaga hos dataskyddsombudsmannen.

Automatiskt beslutsfattande och/eller profilering

Uppgifterna i registret används inte för profilering eller för automatiskt beslutsfattande.