Skip to content

Dataskyddsbeskrivning av Varda-tjänsten

Dataskyddsbeskrivning / Delgivning

EU:s dataskyddsförordning 2016/679 (GDPR)

Hurdan information upplysningsplikten förutsätter

Information till de registrerade till den del som gäller informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda).

Kategorier av registrerade som informationen riktas till

Barnen som deltar i småbarnspedagogik och barnens föräldrar och andra lagliga företrädare.

Registrets namn

Informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda)

Mer information om Varda finns på Utbildningsstyrelsens webbplats

Identitet och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige och i tillämpliga fall för dennes företrädare (artikel 4.17)

Gemensamt personuppgiftsansvariga:

1. Utbildningsstyrelsen

Adress: PB 380, 00531 Helsingfors

Besöksadress: Hagnäskajen 6

E-post: kirjaamo(at)oph.fi

Telefon: 029 533 1000 (växel)

Företrädare för den personuppgiftsansvarige:

Kukka-Maaria Berg, projektchef, förvaltningstjänster, Utbildningsstyrelsen

2. Kommun, samkommun eller privat serviceproducent

Ta också del av kommunens, samkommunens eller den privata serviceproducentens information till de registrerade via organisationens egna kanaler.

I tillämpliga fall kontaktuppgifter för dataskyddsombudet

Jyrki Tuohela, dataskyddsombud, Utbildningsstyrelsen

Adress: PB 380, 00531 Helsingfors

Besöksadress: Hagnäskajen 6

E-post: tietosuoja(at)oph.fi

Telefon: 029 533 1000 (växel)

Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Varda är en informationsresurs inom småbarnspedagogiken. Varda upprätthålls som en del av den helhet bestående av olika register och informationsresurser som Utbildningsstyrelsen upprätthåller.

Syftet med Varda är att

1) göra det möjligt att på digital väg datasäkert och centraliserat samla in, behandla och lämna ut småbarnspedagogiska uppgifter till en person själv eller dennes lagliga företrädare och sådana myndigheter och forskare som behöver uppgifterna.

2) säkerställa i lagen avsedda småbarnspedagogiska uppgifters enhetlighet och tillförlitlighet samt effektivisera förvaltningens verksamhet.

3) främja sådan utveckling och sådant beslutsfattande i fråga om småbarnspedagogik som grundar sig på riktiga och tillräckliga uppgifter.

Myndigheterna får använda sådana uppgifter i Varda som de behöver för att sköta sina lagstadgade uppgifter. De uppgifter som ingår i Varda får dessutom användas för att utvärdera, föra statistik över, hålla sig à jour med och bedriva forskning i småbarnspedagogik.

Rättsgrunder

  • Lagstadgad förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen).
  • Behandlingen av personuppgifter grundar sig på följande lagstiftning: Lagen om småbarnspedagogik (540/2018).

Dataskyddsbeskrivning för studentnummerregistret (https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-studentnummerregistret/)

De kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller

Via Utbildningsstyrelsens studentnummerregister kopplas följande personuppgifter om den registrerade till Varda:

  • Namn, studentnummer och personbeteckning eller andra motsvarande identifikationsuppgifter, medborgarskap, kön, modersmål och behövliga kontaktuppgifter.

Kommunen/samkommunen eller en privat serviceproducent överför/sparar följande personuppgifter i Varda om barn som deltar i småbarnspedagogik:

  • namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter
  • verksamhetsställe där barnet deltar i småbarnspedagogik
  • datum för inlämnande av ansökan enligt 17 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018)
  • begynnelse- och slutdatum för det beslut eller avtal som avses i 18 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018)
  • omfattningen av barnets rätt till småbarnspedagogik räknat i timmar och uppgifter om hur den används
  • uppgift om anordnande av småbarnspedagogik i form av skiftomsorg för barnet
  • form för anordnande av småbarnspedagogiken.

Kommunen/samkommunen eller en privat serviceproducent överför/sparar från och med 1.9.2019 följande personuppgifter i Varda om vårdnadshavarna till barn som deltar i småbarnspedagogik:

  • namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter
  • beloppet på klientavgiften för småbarnspedagogiken och servicesedelns värde
  • familjens storlek enligt lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogik
  • begynnelse- och slutdatum för beslutet om avgiften.

I anknytning till uppgiftshelheten som berör vårdnadshavare hämtas i Varda endast uppgifter om de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet samt sådana uppgifter om deras vårdnadshavare som finns i Befolkningsdatasystemet.

Det finns en laglig grund för behandlingen av personbeteckningen.

Särskilda personuppgifter samlas inte in. Sekretessbelagda personuppgifter behandlas inte i enlighet med 24 § i offentlighetslagen.

Personuppgifternas mottagare eller mottagargrupper

Myndigheter, till vilka personuppgifter överlåts med en tjänst för utlämnande av uppgifter om småbarnspedagogik:

  • Folkpensionsanstalten (beräknat fr.o.m. 9/2019).

Aktuell information om myndigheter till vilka uppgifter enligt bestämmelserna lämnas ut

Personuppgifter kan överlåtas för vetenskapliga forskningsändamål.

Uppgifter lämnas inte ut för direktreklam, telefonförsäljning, adresstjänst eller opinions- och marknadsundersökningar.

De tjänsteleverantörer som deltar i arbetet med att upprätthålla och utveckla Varda (personuppgiftsbiträden) har åtkomst till personuppgifterna i registret i den omfattning Utbildningsstyrelsen bestämt.

Information om överföringar till tredjeländer och om skyddsåtgärder (huruvida ett beslut av kommissionen om adekvat skyddsnivå föreligger eller saknas) samt på vilka sätt det är möjligt att få en kopia eller information om innehållet

Uppgifter överlåts inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Den period under vilken personuppgifterna kommer att lagras eller, om detta inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa denna period

Uppgifter om barnet och barnets vårdnadshavare förvaras i informationsresursen i fem års tid efter utgången av det kalenderår under vilket barnets rätt till småbarnspedagogik enligt 12 § har upphört.

Studentnumret och de identifikationsuppgifter på basis av vilka studentnumret har bildats förvaras permanent.

Sådana personuppgifter vilkas förvaringstid har upphört stryks ur registret årligen.

Den registrerades rättigheter

Rätt till information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade håller på att behandlas och rätt till tillgång till personuppgifterna (artikel 15)

  • Åtkomst till uppgifterna via ett användargränssnitt i tjänsten för utlämnande av uppgifter om småbarnspedagogiken (tas i bruk år 2019)
  • Tillgång till uppgifterna kan begäras genom att skicka en blankett för kontroll av registeruppgifterna till Utbildningsstyrelsen (https://opintopolku.fi/wp/wp-content/uploads/2019/02/Registeruppgifter_kontroll-1.1_sv.docx)

Rätt till rättelse av uppgifter som förts in i Varda (artikel 16)

  • Begäran om rättelse riktas i första hand till kommunen/samkommunen/den privata serviceproducenten på det sätt som kommunen/samkommunen/den privata serviceproducenten har angett.
  • Begäran om rättelse kan också riktas till Utbildningsstyrelsen som vidarebefordrar begäran till kommunen/samkommunen/en privat serviceproducent Begäran om rättelse riktas till Utbildningsstyrelsen med en blankett för rättelse av registeruppgifter (https://opintopolku.fi/wp/wp-content/uploads/2019/02/Registeruppgifter_r%C3%A4ttelse-1.1.docx)

Rätten att begränsa behandlingen av uppgifter i Varda (artikel 18).

En begäran om att behandlingen av uppgifterna ska begränsas ska skriftligen tillställas Utbildningsstyrelsen.

Rätten att lämna in klagomål till datatillsynsmannen

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till datatillsynsmannen.

Huruvida tillhandahållandet av personuppgifter är ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal samt huruvida den registrerade är skyldig att tillhandahålla personuppgifterna och de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte lämnas

I enlighet med 68 § i lagen om småbarnspedagogik är kommunen, samkommunen och privata serviceproducenter skyldiga att i fråga om den service de producerar i informationsresursen föra in de uppgifter som anges i 70 § i lagen.

Information om varifrån personuppgifterna kommer och i förekommande fall huruvida de har sitt ursprung i allmänt tillgängliga källor

Uppgifterna som förs in i Varda fås från

  • kommuner, samkommuner och privata serviceproducenter
  • Befolkningsregistercentralen.

Förekomsten av automatiserat beslutsfattande, bl.a. profilering, varvid det åtminstone i dessa fall ska lämnas meningsfull information om logiken bakom samt betydelsen och de förutsedda följderna av sådan behandling för den registrerade

Uppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.