Skip to content

Dataskyddsbeskrivning av KOSKI-tjänsten

Dataskyddsbeskrivning / Tillkännagivande

EU:S dataskyddsförordning 2016/679 (GDPR)

Registrets namn

KOSKI-tjänsten (Den nationella informationsresursen för den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen och tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter)

Den personuppgiftsansvarige

Utbildningsstyrelsen

Adress

PB 380, 00531 Helsingfors (besöksadress Hagnäskajen 6, 00530 Helsingfors)

Övriga kontaktuppgifter:   

e-post opetushallitus@oph.fi

växel 029 533 1000

fax 029 533 1035

kirjaamo@oph.fi

Företrädare för den personuppgiftsansvariga (kontaktperson)

Joonas Mäkinen

e-post opetushallitus@oph.fi
telefonväxel 029 533 1000
fax 029 533 1035

Övriga kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer, e-postadress)

koski@opintopolku.fi

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Jyrki Tuohela, e-post tietosuoja@oph.fi, telefon 029 533 1000 (växel)

Syftet med behandling av personuppgifter ((och rättslig grund för behandlingen)

De uppgifter som förts in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen i fråga om den undervisning som avses i lagen om grundläggande utbildning, den utbildning som avses i gymnasielagen och den utbildning som avses i lagen om yrkesutbildning används när en person söker till en utbildning, under utbildningen, i arbetslivet och vid ansökan om utbildningsförmåner.

De uppgifter som förts in i informationsresursen används dessutom för beviljande av finansiering för undervisning och utbildning i enlighet med bestämmelserna i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009).

Uppgifterna kan även utnyttjas när andra myndigheter sköter sådana lagstadgade uppgifter för vilka uppgifterna i informationsresursen behövs.

Uppgifterna i informationsresursen kan dessutom användas vid utvärdering, statistikföring och uppföljning av utbildningen.

Rättslig grund

Lagen om nationella studie- och examensregister 884/2017
Artikel 6 punkter 1c och 1e i EU:s allmänna dataskyddsförordning / artikel 6 punkt 1a (samtycke) i EU:s allmänna dataskyddsförordning

Registrets datainnehåll / kategorier av personuppgifter

Följande uppgifter om studierätter förs in i KOSKI-registret:

  • Studier i förskoleundervisning
  • Studier i undervisning som förbereder för grundläggande utbildning
  • Studier i den grundläggande utbildningens påbyggnadsundervisning
  • Studier i den grundläggande utbildningen
  • Studier i grundläggande utbildning för vuxna
  • Studier i yrkesutbildning
  • Studier i IB-examen i Finland
  • Studier i utbildning som förbereder för gymnasiet
  • Studier i gymnasieutbildning
    • Studier i DIA-examen i Finland
    • Studier enligt en International School-läroplan i Finland.

Uppgifter om elever och studerande och om studierätter har förts in i registret från och med 1.1.2018. Uppgifter om avlagda yrkesinriktade grundexamina har förts in sedan 1.1.2017. Uppgifter om studierätter inom övrig yrkesutbildning har förts in sedan 1.1.2019. Uppgifter om studierätter inom förskoleundervisning som ordnas av en kommunal aktör inom småbarnspedagogik har förts in i registret från och med 1.1.2019 och uppgifter om studierätter inom förskoleundervisning hos en privat aktör inom småbarnspedagogik från och med 1.1.2020.

Uppgiftsförteckningen för informationsresursen KOSKI i sin helhet:  (https://confluence.csc.fi/download/attachments/55739434/KOSKI%20tietoluettelo%20v3.0.pdf?version=1&modificationDate=1576652788886&api=v2)

Kategorier av personuppgifter:

Kategori 1: Elever och studerande

Via Utbildningsstyrelsens studentnummerregister hämtas följande personuppgifter om den registrerade:

  • namn, studentnummer och personbeteckning eller annan identifikationsuppgift, medborgarskap, kön, hemkommun, modersmål och behövliga kontaktuppgifter.

Personuppgifter som samlats in på något annat sätt:

  • Läroanstalten som kopplas till eleven/den studerande och till studierna, elevens/den studerandes studierätt (examenskod, diarienummer, lärokurs), språk på vilket studierna avlagts
  • Studierättens status, dvs. är studierätten i kraft eller avslutad
  • Uppgifter om läroavtal eller utbildningsavtal som är kopplade till en studierätt inom yrkesutbildningen
  • Uppgifter eller vitsord som är kopplade till bedömningen av enskilda prestationer, studiehelheter, kurser eller examina: studieprestationens namn, omfattning och bedömning.

Särskilda personuppgifter samlas in i KOSKI enligt följande per studierätt:

  • Studierätter inom förskoleundervisningen
    • Uppgifter om förlängd läroplikt
    • Lagstadgade stödformer som eleven tar del av
    • Perioder med beslut som berör särskilt stöd för eleven. Uppgifterna omfattar uppgifter om var specialundervisningen ordnas och om eleven studerar enligt verksamhetsområde.
    • Uppgifter om elevens funktionsnedsättning, om eleven har beslut om förlängd läroplikt och utbildningsanordnaren är berättigad till en högre statsandelskoefficient på grund av specialarrangemang för eleven.
    • Uppgifter om inkvarteringsförmåner som är kopplade till studierätten och uppgifter om perioder med inkvartering i form av internatboende.
    • Uppgifter om perioder med skolhemsundervisning.
  • Studierätter inom den grundläggande utbildningen:
    • Uppgifter om att tidpunkten för påbörjandet av den grundläggande utbildningen har skjutits upp
    • Uppgifter om förlängd läroplikt
    • Lagstadgade stödformer som eleven tar del av
    • Perioder med beslut om särskilt stöd för eleven. Uppgifterna omfattar uppgifter om var specialundervisningen genomförs och om eleven studerar enligt verksamhetsområde.
    • Eleven omfattas av perioder med intensifierat stöd
    • Eleven deltar i flexibel grundläggande utbildning
    • Eleven deltar i årskurslös undervisning
    • Uppgifter om elevens funktionsnedsättning, om eleven har beslut om förlängd läroplikt och utbildningsanordnaren är berättigad till en högre statsandelskoefficient på grund av specialarrangemang för eleven.
    • Uppgifter om inkvarteringsförmåner som är kopplade till studierätten och uppgifter om perioder av inkvartering i form av internatboende
    • Uppgifter om perioder med skolhemsundervisning
    • Uppgifter om lärokursen i läroämnet Religion/Livsåskådning.
  • Studierätter inom den grundläggande utbildningen påbyggnadsundervisning:
    • Uppgifter om förlängd läroplikt
    • Lagstadgade stödformer som eleven tar del av
    • Period av beslut som berör särskilt stöd för eleven. Till perioden kopplas uppgifter om var specialundervisningen ordnas och om eleven studerar enligt verksamhetsområde
    • Perioder med intensifierat stöd för eleven
    • Uppgifter om elevens funktionsnedsättning, om eleven har beslut om förlängd läroplikt och utbildningsanordnaren är berättigad till en högre statsandelskoefficient på grund av specialarrangemang för eleven.
    • Uppgifter om inkvarteringsförmåner som är kopplade till studierätten och uppgifter om tidsperioder av inkvartering i form av internatboende
    • Uppgifter om perioder med skolhemsundervisning
    • Uppgifter om lärokursen i läroämnet Religion/Livsåskådning.
  • Studierätter inom den grundläggande utbildningen för vuxna:
    • Lagstadgade stödformer som den studerande får
    • Perioder med intensifierat stöd för den studerande
    • Uppgifter om den studerandes funktionsnedsättning, om utbildningsanordnaren är berättigad till en högre statsandelskoefficient på grund av specialarrangemang för den studerande
    • Uppgifter om inkvarteringsförmåner som är kopplade till studierätten och uppgifter om tidsperioder av inkvartering i form av internatboende
    • Uppgifter om lärokursen i läroämnet Religion/Livsåskådning.
  • Studierätter inom utbildning som förbereder för gymnasieutbildning:
    • Uppgifter om slutdatumet för den förlängda studierätten, ifall den studerande beviljats tilläggstid för att avlägga studierna
    • Uppgifter om tidsperioder med inkvartering i form av internatboende
    • Uppgifter om lärokursen i läroämnet Religion/Livsåskådning.
  • Studierätter inom gymnasiet:
    • Uppgifter om slutdatumet för den förlängda studierätten, ifall den studerande beviljats tilläggstid för att avlägga studierna
    • Uppgifter om den studerandes inkvarteringsförmåner eller om tidsperioder med inkvartering i form av internatboende.

Uppgifter om lärokursen i läroämnet Religion/Livsåskådning

  • Studierätter inom IB-examen:
    • Uppgifter om slutdatumet för den förlängda studierätten, ifall den studerande beviljats tilläggstid för att avlägga studierna
    • Uppgifter om den studerandes inkvarteringsförmåner eller om tidsperioder med inkvartering i form av internatboende
    • Uppgifter om lärokursen i läroämnet Religion/Livsåskådning.
  • Studierätter inom DIA-examen:
    • Uppgifter om slutdatumet för den förlängda studierätten, ifall den studerande beviljats tilläggstid för att avlägga studierna.
  • Studierätter inom yrkesutbildning (innefattar studierätter inom de handledande utbildningarna VALMA och TELMA):
    • Den studerandes perioder med inkvartering, perioder med inkvartering i form av internatboende och perioder med inkvartering som ordnas i anslutning till krävande särskilt stöd
    • Tidsperioder med särskilt stöd som den studerande fått i anslutning till studierätten
    • Uppgifter om att den studerande omfattas av krävande särskilt stöd, enligt tidsperiod
    • Uppgifter om den individuella planen för hur undervisningen ska ordnas
    • Uppgifter om den studerandes funktionsnedsättning, om utbildningsanordnaren är berättigad till en högre statsandelskoefficient på grund av specialarrangemang för den studerande
    • Uppgifter om att den studerande på grund av en funktionsnedsättning behöver en personlig assistent
    • Uppgifter om perioder med studier som stöder studiefärdigheterna.

Sekretessbelagda personuppgifter enligt 24 § i offentlighetslagen som sparas i KOSKI är sådana uppgifter i anslutning till studierätter inom yrkesutbildningen som berör undervisning som ordnas som fängelseundervisning för en studerande.

Kategori 2: Utbildningsstyrelsens eller utbildningsanordnarens tjänsteinnehavare eller anställda

Via Utbildningsstyrelsens studentnummerregister hämtas följande personuppgifter om den registrerade:

  • namn, studentnummer och personbeteckning eller motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön, modersmål och behövliga kontaktuppgifter.

Personuppgifter som samlats in på något annat sätt:

  • Tjänsteinnehavarens användarrättigheter
  • Organisationsroll (”titel”) och läroanstalt/utbildningsaktör.

Särskilda personuppgifter behandlas inte. Personuppgifter som i enlighet med 24 § i offentlighetslagen är sekretessbelagda behandlas inte.

Utöver ovan nämnda studierätter hanteras och förmedlas i KOSKI även studierätter vid högskolor som finns i informationsresursen Virta och prestationer inom studentexamen som finns i Studentexamensregistret. De studierätter i informationsresursen Virta och Studentexamensregistret som behandlas omfattar följande kategorier av personuppgifter:

Studerande 

Via Utbildningsstyrelsens studentnummerregister hämtas följande personuppgifter om den registrerade:

  • namn, studentnummer och personbeteckning eller annan identifikationsuppgift, medborgarskap, kön, hemkommun, modersmål och behövliga kontaktuppgifter.

Personuppgifter som samlats in på något annat sätt:

  • Uppgifter om högskolan eller läroanstalten som är kopplad till den studerande och hens studier eller identifikationsuppgifter om den studerandes studierätt (examenskod, typ av studierätt), på vilket språk studieprestationen har avlagts
  • Studierättens status, dvs. är studierätten i kraft eller avslutad
  • Uppgifter om närvaroanmälan i anslutning till en studierätt inom högskoleutbildning
  • Uppgifter eller vitsord som hänför sig till bedömningen av en enskild prestation, studiehelhet, kurs eller examen: studieprestationens namn, omfattning och bedömning.

Särskilda personuppgifter behandlas inte. Personuppgifter som i enlighet med 24 § i offentlighetslagen är sekretessbelagda behandlas inte.

Personuppgifternas mottagare eller mottagargrupper

Uppgifter får i enlighet med lagen lämnas ut till:

1) myndigheter som enligt lag eller en lagstadgad uppgift har rätt att av en utbildningsanordnare få sådana uppgifter som finns i informationsresursen, sekretessbelagda uppgifter dock endast om det separat uttryckligen i lag föreskrivs om utlämnande av uppgifterna eller rätten att få uppgifterna,

2) Sysselsättningsfonden till den del den med stöd av lag har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen,

3) den ansvariga arbetsplatshandledaren eller bedömaren av kunnandet för en studerande inom yrkesutbildningen, till den del denne med stöd av lag har rätt att få uppgifter som finns i informationsresursen.

Utbildningsstyrelsen kan utifrån uppgifterna i informationsresursen producera data som behövs för utvärdering av undervisning och utbildning, för forskning, utveckling och statistik, för övrig uppföljning samt för styrning och finansiering.

Uppgifter lämnas för närvarande ut enligt följande:

https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=75671724

Överföring av uppgifter till tredje länder och om skyddsåtgärder (huruvida ett beslut av kommissionen om adekvat skyddsnivå föreligger eller saknas) samt på vilka sätt det är möjligt att få en kopia eller information om innehållet

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

Den period under vilken personuppgifterna kommer att lagras eller, om detta inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa denna period

Uppgifterna som sparas i informationsresursen förvaras permanent.

Uppgifter som berör tillfälliga avbrott i studierna och uppgifter som sparats för beviljandet av finansiering för utbildning samt särskilda personuppgifter bevaras ändå högst i fem års tid efter att studierna har avslutats eller examen avlagts.

Handlingar vilkas förvaringstid har upphört stryks ur registret årligen.

Den registrerades rättigheter

  • Rätt att få tillgång till personuppgifter

  • Rätt att kräva rättelse av uppgifter

  • Rätt att radera uppgifter

  • Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter

  • Rätt att göra invändningar

  • Rätt att överföra uppgifterna till ett annat system

Granskningsrätt

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvariga få en bekräftelse över att personuppgifter som berör den registrerade behandlas eller inte behandlas. Den personuppgiftsansvariga ska på begäran ge en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Begäran ska tillställas registrets kontaktperson: Utbildningsstyrelsen, PB 380, 00531 Helsingfors.

Blanketten med begäran om att granska uppgifter kan fyllas i elektroniskt (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tietoturva+ja+tietosuoja+KOSKI-palvelussa).

Den registrerade har själv tillgång till sina personuppgifter i KOSKI-tjänsten (http://koski.opintopolku.fi). I fråga om andra personuppgifter än sådana som den registrerade själv har tillgång till via tjänsten kan den registrerade till den personuppgiftsansvarigas företrädare tillställa en begäran om att granska uppgifterna (se tidigare punkt i denna beskrivning).

Om det har förflutit mindre än ett år av den registrerades rätt till granskningstid kan den personuppgiftsansvariga ta ut en avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information som begärts (artikel 12.5).

Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvariga utan oskäligt dröjsmål korrigerar eventuella ofullständiga eller felaktiga personuppgifter. Den registrerade ska precisera och motivera vilken uppgift som ska rättas, vilken uppgift som är den korrekta och hur den registrerade vill att uppgifterna korrigeras.

Begäran om rättelse riktas i första hand till läroanstalten som svarar för införandet av uppgifter i KOSKI.

Begäran om rättelsen kan också riktas till registrets kontaktperson via http://koski.opintopolku.fi.

Eller:

tillställas registrets kontaktperson: Utbildningsstyrelsen, PB 380, 00531 Helsingfors.

Blanketten med begäran om rättelse kan fyllas i elektroniskt  (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tietoturva+ja+tietosuoja+KOSKI-palvelussa).

Rätt till radering

Då behandlingen av personuppgifter grundar sig på punkt 1 c (rättslig förpliktelse) eller punkt 1 e (allmänt intresse) i artikel 6 i dataskyddsförordningen har den registrerade inte rätt att radera uppgifter (artikel 17).

Rätt att göra invändningar mot behandlingen av uppgifter

Eftersom behandlingen av registret grundar sig på punkt 1 c i artikel 6 i dataskyddsförordningen har den registrerade inte rätt att göra invändningar mot behandlingen av uppgifter.

Då behandlingen av personuppgifter grundar sig på punkt 1 e (allmänt intresse) i artikel 6 i dataskyddsförordningen har utbildningsanordnarens tjänsteinnehavare eller anställda rätt att göra invändningar mot behandlingen av uppgifter (artikel 21).

Övriga rättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

Den registrerade har de rättigheter som avses i dataskyddsförordningen, bland annat rättighet att förbjuda den personuppgiftsansvarige att använda uppgifter som berör den registrerade för direktreklam eller motsvarande ändamål. Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen om hen misstänker att personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsbestämmelserna.

Uppgifterna lämnas inte ut via KOSKI för direktreklam, distansförsäljning eller övrig direkt marknadsföring. Uppgifter lämnas inte heller ut för marknads- och opinionsundersökningar eller för personmatriklar och släktforskning.

Om behandlingen grundar sig på samtycke enligt artikel 6.1 a (eller på uttryckligt samtycke enligt artikel 9.2 a), kännedom om rätten att när som helst återkalla samtycket

Om den registrerade har gett sitt samtycke för att hens uppgifter används (s.k. MyData) kan hen återkalla sitt samtycke via KOSKI-tjänsten (http://koski.opintopolku.fi).

Rätten att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där den registrerade har sin hemvist eller sin arbetsplats eller där det påstådda intrånget begicks.

Huruvida tillhandahållandet av personuppgifter är ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal samt huruvida den registrerade är skyldig att tillhandahålla personuppgifterna och de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte lämnas

I den nationella informationsresursen för den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen sparas uppgifter i enlighet med lagen om nationella studie- och examensregistret (884/2017).

Information om varifrån personuppgifterna kommer och i förekommande fall huruvida de har sitt ursprung i allmänt tillgängliga källor

Uppgifterna fås i enlighet med lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) från följande register och informationsresurser:

  • studentnummerregistret, för vilket Utbildningsstyrelsen är personuppgiftsansvarig
  • den nationella informationsresursen för den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen, vars innehåll kommer från utbildningsanordnarnas egna register. Utbildningsanordnarna är fortfarande personuppgiftsansvariga för sina egna uppgifter.
  • studentexamensregistret, för vilket Studentexamensnämnden är personuppgiftsansvarig
  • antagningsregistret, för vilket Utbildningsstyrelsen är personuppgiftsansvarig
  • den nationella informationsresursen för högskolor, vars innehåll kommer från anordnarnas egna register. Anordnarna av högskoleutbildning är fortfarande personuppgiftsansvariga för sina egna uppgifter.

Förekomsten av automatiserat beslutsfattande, bl.a. profilering, varvid det åtminstone i dessa fall ska lämnas meningsfull information om logiken bakom samt betydelsen och de förutsedda följderna av sådan behandling för den registrerade

Uppgifterna i registret används inte för profilering och inga beslut fattas automatiskt baserat på uppgifterna.